Manuale Whistleblowing FerreroLegno Spa

Ver. 30/11/2023

INDICE

1) SCOPO DEL DOCUMENTO

Con il presente manuale si intende illustrare le modalità di effettuazione e di gestione delle segnalazioni di sospette condotte scorrette o di sospetti atti illeciti o di presunte violazioni (c.d. whistleblowing), in conformità a quanto disciplinato dal D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24 di attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali.

L’obiettivo perseguito è quello di fornire ai segnalanti indicazioni chiare, esaustive ed operative in merito all’oggetto, ai contenuti, ai destinatari e alle modalità di trasmissione delle segnalazioni, nonché circa le forme di tutela che vengono offerte nel nostro ordinamento, rimuovendo i fattori che possono disincentivare o ostacolare il ricorso a segnalazioni (come, ad esempio, dubbi e incertezze circa le modalità da seguire e timori di condotte ritorsive o discriminatorie).

2) DEFINIZIONI ADOTTATE NEL MANUALE

A maggior comprensione del presente manuale si devono intendere per:

a) VIOLAZIONI: quei comportamenti, atti od omissioni che ledono l'interesse pubblico o l’integrità della Ferrerolegno S.p.a.;

b) INFORMAZIONI SULLE VIOLAZIONI: quelle informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nell’ambito dell’attività della Ferrerolegno S.p.a. nonché gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni;

c) SOCIETA’: la Ferrerolegno s.p.a.;

d) SEGNALAZIONE: la comunicazione, scritta od orale di informazioni sulle violazioni;

e) SEGNALAZIONE INTERNA: la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione interna Ferrerolegno.

f) SEGNALAZIONE ESTERNA: la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione esterna istituito dall’Autorità Nazionale Anti-Corruzione (ANAC)

g) DIVULGAZIONE PUBBLICA: rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone;

h) SEGNALAZIONE ANONIMA: segnalazione dalla quale non è possibile ricavare l’identità del segnalante;

i) SEGNALANTE o PERSONA SEGNALANTE (c.d. whistleblower): la persona fisica che effettua la segnalazione o la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell'ambito del proprio contesto lavorativo;

k) FACILITATORE: una persona fisica che assiste una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all'interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve anch’essa essere mantenuta riservata;

l) CONTESTO LAVORATIVO: le attività lavorative o professionali, presenti o passate, attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una persona acquisisce informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di segnalazione o di divulgazione pubblica o di denuncia all’Autorità Giudiziaria o Contabile;

m) SEGNALATO, PERSONA SEGNALATA O PERSONA COINVOLTA: la persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione interna o esterna ovvero nella divulgazione pubblica come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata o divulgata pubblicamente;

n) RITORSIONE: qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione o a causa della segnalazione, della denuncia all’Autorità Giudiziaria o Contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto;

o) SEGUITO DELLA SEGNALAZIONE: l'insieme delle azioni intraprese nell’ambito della gestione del canale di segnalazione per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l'esito delle analisi e le eventuali misure da adottare;

p) RISCONTRO: comunicazione alla persona segnalante di informazioni relative al seguito della segnalazione che viene dato o che si intende dare alla segnalazione.

3) SEGNALAZIONI

3.1. Quali situazioni possono essere segnalate

Possono essere oggetto di segnalazione le sospette condotte scorrette o sospetti atti illeciti o presunte violazioni, che consistano in:

- violazioni della normativa europea in materia di appalti pubblici, servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza e conformità dei prodotti sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente, radioprotezione e sicurezza nucleare, sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali, salute pubblica, protezione dei consumatori, tutela della vita privata e protezione dei dati personali, sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;

- violazioni della normativa in materia di concorrenza e aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;

- atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea nei settori sopra indicati.

Inoltre, possono essere segnalate questioni di etica quali a titolo esemplificativo e non esaustivo, le segnalazioni possono riguardare sospette condotte o presunte violazioni in materia di: - Non corretta gestione amministrativa, contabile o fiscale - Corruzione, frodi, appropriazione indebita o riciclaggio - Conflitto di interessi - Discriminazione, molestie, Privacy - Qualità e Sicurezza Alimentare - Salute e Sicurezza sul Lavoro - Ambiente - Diritto della concorrenza (Antitrust).

Non rientrano quindi nelle materie oggetto di segnalazioni:

  • meri sospetti o voci
  • rimostranze personali del segnalante;
  • rivendicazioni o rimostranze attinenti al rapporto di lavoro o di collaborazione;
  • rivendicazioni o richieste attinenti ai rapporti con i superiori gerarchici o i colleghi.

Le segnalazioni dovranno rispettare i seguenti requisiti:

  • essere effettuate in buona fede;
  • essere circostanziate e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti;
  • riguardare fatti riscontrabili e conosciuti direttamente dal soggetto segnalante;
  • contenere tutte le informazioni necessarie per individuare gli autori dei fatti o delle condotte segnalate e ogni informazione utile per descrivere l’oggetto della segnalazione.

Forme di “abuso” come segnalazioni manifestamente infondate, opportunistiche e/o effettuate con il solo scopo di danneggiare il segnalato, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o strumentale del meccanismo di segnalazione sono vietate, non sono prese in considerazione e sono passibili di sanzioni e/o azioni avanti all’Autorità Giudiziaria.

In caso di segnalazioni calunniose o diffamatorie il segnalante in malafede potrà essere chiamato a risponderne in sede penale e potrà essere attivato nei suoi confronti un procedimento disciplinare. Non sono rilevanti e sono da ritenersi ineseguibili le relative a situazioni di carattere personale aventi ad oggetto rivendicazioni o rimostranze relative ai rapporti con i colleghi, aventi toni ingiuriosi o contenenti offese personali o giudizi morali e volte a offendere o ledere l’onore e/o il decoro personale e/o professionale della persona o delle persone a cui i fatti segnalati sono riferiti, fondate su meri sospetti o voci inerenti fatti personali non costituenti illecito, relative ad informazioni già di dominio pubblico, aventi finalità puramente diffamatorie o calunniose o aventi natura discriminatoria, in quanto riferite ad orientamenti sessuali, religiosi e politici o all’origine razziale o etnica del segnalato.

3.2 Quali soggetti possono effettuare le segnalazioni e relative tutele

Le segnalazioni di cui al paragrafo 3.1 relative a violazioni conosciute nell’ambito del proprio contesto lavorativo o di una collaborazione con Ferrerolegno, possono essere effettuate da:

a) dipendenti e somministrati;

b) i titolari di un rapporto di collaborazione;

c) i lavoratori o i collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore della Ferrerolegno S.p.a. (es. i fornitori o gli appaltatori);

d) i liberi professionisti ed i consulenti che prestano la propria attività in favore della società;

e) i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso la Società;

f) gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

Le segnalazioni possono avere ad oggetto fatti o circostanze di cui il soggetto segnalante sia venuto a conoscenza:

  • quando il rapporto di lavoro o collaborazione è in essere;
  • quando il rapporto di lavoro o collaborazione non era ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi anche precontrattuali;
  • durante il periodo di prova;
  • successivamente allo scioglimento del rapporto di lavoro o collaborazione di cui sopra, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Nei confronti dei soggetti segnalanti sono assicurate tutte le adeguate tutele, in particolare, con riferimento alla riservatezza dell’identità ed alla confidenzialità delle informazioni contenute nella segnalazione, dalla presa in carico e durante tutte le fasi di gestione della segnalazione, entro i limiti previsti dalla normativa.

L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso del segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni e sono previste dalla Legge espresse forme di protezione dell’identità del segnalante.

Non è ammessa alcuna forma di ritorsione (ad esempio, licenziamento, sospensione, mancata promozione, demansionamento, etc.), discriminazione o penalizzazione nei confronti del segnalante o di chiunque abbia preso parte all’investigazione, per motivi collegati, direttamente o indirettamente alla segnalazione.

Le tutele sopra descritte sono inoltre estese:

a) ai facilitatori;

b) alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia all’Autorità Giudiziaria o Contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;

c) ai colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’Autorità Giudiziaria o Contabile o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;

d) agli enti di proprietà della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’Autorità Giudiziaria o Contabile o che ha effettuato una divulgazione pubblica o per i quali le stesse persone lavorano, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle già menzionate persone. Adeguate forme di tutela a garanzia della riservatezza sono previste, nei limiti stabiliti dalla Legge, anche nei confronti dei soggetti presunti responsabili delle condotte o delle violazioni segnalate.

3) Modalità di segnalazione

I soggetti che intendano effettuare una segnalazione di fatti o comportamenti rilevanti possono farlo:

  • utilizzando il canale di segnalazione interna Ferrerolegno;
  • utilizzando il canale di segnalazione esterno gestito dall’ANAC;
  • attraverso divulgazione pubblica tramite la stampa, o mezzi elettronici, o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.
  • rivolgendosi all’Autorità Giudiziaria o Contabile presentando denuncia in merito ai fatti o alle condotte rilevanti di cui sia venuto a conoscenza.

La Ferrerolegno S.p.a. ha adottato un canale di segnalazione interno fruibile direttamente dalla piattaforma elettronica in utilizzo tramite il sito www.ferrerolegno.com.

Il canale di segnalazione interno è gestito da un soggetto esterno, indipendente ed autonomo.

Il servizio è sempre attivo ed è strumento predisposto ed in grado di garantire la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

I soggetti che intendano effettuare una segnalazione circa fatti o notizie rilevanti possono farlo attraverso la relativa sezione accessibile via web, da qualsiasi device, dal sito aziendale www.ferrerolegno.com

Accedendo a tale servizio sarà inoltre sempre possibile per il soggetto segnalante richiedere un incontro diretto con il soggetto esterno che gestisce la segnalazione, che sarà fissato entro un termine ragionevole dalla data della richiesta.

Il soggetto segnalante potrà decidere di effettuare la segnalazione con trasmissione della medesima in forma anonima ai soggetti responsabili di gestire la segnalazione.

Le segnalazioni anonime sono prese in considerazione purché adeguatamente circostanziate e dettagliate. Tra i fattori rilevanti per valutare la segnalazione anonima, sono tenuti in considerazione la gravità della violazione riportata, la credibilità dei fatti rappresentati e la possibilità di verificare la veridicità della violazione stessa da fonti attendibili.

Anche al segnalante che effettua segnalazioni anonime sono riservate le tutele sopra precisate, qualora venisse successivamente identificato e subisse ritorsioni.

Tutti i dati personali inviati saranno trattati garantendo un adeguato livello di protezione dei dati.

Il trattamento dei dati personali avverrà nel rispetto dei principi fondamentali applicabili al trattamento di cui all’art. 5 del GDPR. Per ulteriori informazioni o per sapere come esercitare i propri diritti sulla privacy, consultare l’Informativa sulla privacy di Ferrerolegno S.p.a.

Il Canale di segnalazione esterno è gestito da ANAC e può essere intrapreso anche nel caso in cui ricorra una delle seguenti condizioni:

a) sia stata effettuata una segnalazione interna attraverso l’apposita sezione del sito web www.ferrerolegno.com, la quale, tuttavia, non ha avuto seguito.

Quanto sopra è relativo ai casi in cui il canale interno sia stato utilizzato ma il soggetto cui è affidata la gestione del canale non abbia intrapreso, entro i termini previsti dalla Legge, alcuna attività circa l’ammissibilità della segnalazione, la verifica della sussistenza dei fatti segnalati o la comunicazione dell’esito delle analisi interne svolte.

b) il segnalante, sulla base di circostanze concrete ed informazioni effettivamente acquisibili e, quindi, non su semplici illazioni, ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna attraverso la piattaforma della FerreroLegno alla stessa non sarebbe dato efficace seguito o determinerebbe condotte ritorsive c) il segnalante abbia fondati motivi di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per l’interesse pubblico.

Il canale di segnalazione esterno, analogamente al canale interno, garantisce, anche tramite strumenti di crittografia, la riservatezza: dell’identità della segnalante, della persona coinvolta e di quella menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione Il segnalante può anche procedere con la Divulgazione Pubblica nel caso in cui ricorra una delle seguenti condizioni:

a) il segnalante ha già effettuato una segnalazione interna ed esterna, ovvero direttamente esterna, e non è stato dato riscontro nei termini in merito alle misure previste o adottate per darvi seguito;

b) il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per l’interesse pubblico;

c) il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o non avere efficace seguito in ragione delle circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove, oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella stessa.

Fermo restando l’accesso prioritario al canale interno di segnalazione e il principio di buona fede cui la segnalazione si ispira, il segnalante può effettuare una divulgazione pubblica tramite la stampa, o mezzi elettronici, o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.

4 GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI EFFETTUATE MEDIANTE CANALE INTERNO.

Le segnalazioni ricevute attraverso il canale interno sono sottoposte all’attenzione del gestore e sono gestite garantendo massima confidenzialità e riservatezza, protezione dei dati e assenza di conflitti di interesse.

In particolare, una volta ricevuta una segnalazione:

a) verrà rilasciato al segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 (sette) giorni dalla data di ricezione;

b) sarà mantenuta un’interlocuzione con la persona segnalante, alla quale potranno essere richieste, se necessario, integrazioni;

c) verrà dato diligente seguito alle segnalazioni ricevute, secondo i principi di confidenzialità, tempestività ed imparzialità, valutando la segnalazione ricevuta e disponendo le necessarie verifiche finalizzate ad accertare se, sulla base degli elementi in proprio possesso, sia effettivamente avvenuta una violazione;

d) sarà fornito riscontro alla segnalazione entro 3 (tre) mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro 3 (tre) mesi dalla scadenza del termine di 7 (sette) giorni dalla presentazione della segnalazione.

Le segnalazioni pervenute, le relative verifiche ed analisi e tutta la documentazione di riferimento, saranno conservati per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 (cinque) anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza.

Per proseguire è necessario confermare di aver preso visione del Manuale Whistleblowing FerreroLegno.